Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 20 april 2026

1. Toepasselijkheid en aanvaarding

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, overeenkomst en dienst van Vedetski BV, met maatschappelijke zetel te Jean Béthunestraat 43, 9040 Gent, België, KBO 1009.756.637, BTW BE1009.756.637, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Bram Vuylsteker, bestuurder (hierna "Opdrachtnemer"), aan haar klant (hierna "Opdrachtgever"). Opdrachtnemer en Opdrachtgever worden hierna samen "Partijen" genoemd.

1.2 Deze algemene voorwaarden worden aan Opdrachtgever bezorgd bij het toezenden van de offerte, of zijn raadpleegbaar op www.vedetski.com. Door de offerte of dienstverlening van Opdrachtnemer te aanvaarden, erkent Opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ze integraal te aanvaarden.

1.3 Deze voorwaarden vervangen alle voorafgaande mondelinge of schriftelijke akkoorden tussen Partijen. Afwijkingen zijn enkel geldig mits schriftelijke goedkeuring van beide Partijen. Eventuele algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard door Opdrachtnemer.

2. Offertes, bestelling en voorschot

2.1 Elke offerte van Opdrachtnemer is 14 kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. Prijzen in de offerte zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven.

2.2 Een bestelling komt tot stand zodra Opdrachtgever de offerte schriftelijk (per e-mail of post) aanvaardt én het overeengekomen voorschot heeft betaald.

2.3 Behoudens andersluidende schriftelijke afspraak bedraagt het voorschot 30% van de totale projectwaarde, betaalbaar vóór de start van de werkzaamheden. Voor projecten met een waarde vanaf €5.000 kan Opdrachtnemer een hoger voorschot (tot 50%) vragen.

2.4 Elke opdracht wordt schriftelijk bevestigd. Mondelinge wijzigingen aan de scope of deliverables zijn niet bindend tot ze schriftelijk zijn bevestigd door beide Partijen.

3. Uitvoering van de opdracht

3.1 Alle prestaties van Opdrachtnemer zijn middelenverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Opdrachtnemer verbindt zich ertoe de opdracht uit te voeren met de zorgvuldigheid, vakkennis en vaardigheid die gebruikelijk zijn voor gelijkaardige opdrachten in de sector.

3.2 De werken, teksten, audiovisuele producties en andere deliverables van Opdrachtnemer zijn gebaseerd op ervaring, creativiteit en professionele beoordeling. Het toevertrouwen van een opdracht gebeurt op basis van referenties en vertrouwen.

3.3 Opdrachtgever verbindt zich ertoe Opdrachtnemer tijdig te voorzien van alle nodige informatie, briefings, toegangen en materialen om de opdracht te kunnen uitvoeren. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor fouten, vertragingen of afwijkingen in de uitvoering die te wijten zijn aan onvoldoende, onjuiste of laattijdige input van Opdrachtgever.

3.4 Opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Opdrachtnemer streeft ernaar de termijnen te respecteren en communiceert tijdig over eventuele vertragingen. Een vertraging kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

4. Levering, correctierondes en aanvaarding

4.1 Bij een projectprijs zijn twee (2) correctierondes inbegrepen op de deliverables, tenzij de offerte anders bepaalt.

4.2 Bijkomende aanpassingen of herzieningen op verzoek van Opdrachtgever die buiten deze correctierondes vallen, worden aangerekend aan het geldende uurtarief van Opdrachtnemer of volgens een vooraf overeengekomen meerprijs. Opdrachtnemer licht Opdrachtgever vooraf in over de verwachte extra tijdsbesteding en kosten. Opdrachtgever beslist in functie hiervan of de gevraagde aanpassing wordt doorgevoerd.

4.3 Opdrachtgever dient de geleverde werken onmiddellijk bij ontvangst na te kijken. Klachten zijn enkel geldig indien ze schriftelijk (per e-mail of post) worden ingediend binnen acht (8) kalenderdagen na levering, en in ieder geval vóór gebruik of publicatie van de werken, op straffe van verval.

4.4 Bij gebrek aan tijdige klacht, of bij gebruik of publicatie van de werken, worden de deliverables geacht aanvaard te zijn.

5. Retainer-overeenkomsten

5.1 Bij retainer-overeenkomsten (doorlopende samenwerking tegen een vast maandbedrag) gelden de volgende specifieke bepalingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:

a) De minimale looptijd bedraagt drie (3) maanden.

b) De opzegtermijn bedraagt één (1) volledige kalendermaand, schriftelijk te communiceren.

c) Onbenutte uren of werkcapaciteit vervallen aan het einde van elke kalendermaand en worden niet overgedragen naar de volgende maand, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

d) De scope van de retainer wordt in een begeleidend document vastgelegd. Werkzaamheden die buiten deze scope vallen, worden afzonderlijk gefactureerd op basis van het geldende uurtarief of een aanvullende projectofferte.

e) De tarieven worden jaarlijks herzien, met een minimumaankondiging van één (1) maand vóór de ingangsdatum van de nieuwe tarieven.

6. Prijzen, onkosten en tarieven

6.1 Prijzen in offertes worden te goeder trouw en zo nauwkeurig mogelijk opgegeven. Ze kunnen afwijken van het verschuldigde bedrag bij facturatie indien de scope tijdens het project wijzigt. Opdrachtgever wordt vooraf ingelicht over eventuele prijsaanpassingen of bijkomende kosten.

6.2 Onkosten voor specifieke apparatuur, verplaatsingskosten, verzendingskosten of andere aanvullende kosten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht worden afzonderlijk aangerekend, na voorafgaand overleg met Opdrachtgever.

6.3 Voor werk buiten een vooraf overeengekomen scope geldt het geldende uurtarief van Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7. Facturatie en betaling

7.1 Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum op het rekeningnummer vermeld op de factuur, tenzij anders overeengekomen.

7.2 Protest van een factuur dient schriftelijk en aangetekend aan Opdrachtnemer bezorgd te worden binnen acht (8) werkdagen na factuurdatum. Na deze termijn wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

7.3 Bij niet-betaling op de vervaldag wordt het factuurbedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met:

a) een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande factuurbedrag met een minimum van €150, én

b) nalatigheidsinteresten van 12% per jaar tot op de datum van effectieve betaling.

7.4 Bij niet-betaling op de vervaldag behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor om lopende werkzaamheden op te schorten tot volledige betaling, zonder dat Opdrachtgever hierdoor recht heeft op schadevergoeding.

8. Annulatie

8.1 De annulatie van een opdracht door Opdrachtgever gebeurt steeds schriftelijk (per e-mail of post) en is slechts geldig na schriftelijke bevestiging door Opdrachtnemer.

8.2 Bij annulatie van een projectopdracht door Opdrachtgever is de volgende annuleringsvergoeding verschuldigd, berekend op de totale projectwaarde:

a) Binnen 48 uur na bestelling: 0%

b) Tussen 48 uur en 1 week na bestelling: 15%

c) Tussen 1 en 2 weken na bestelling: 30%

d) Tussen 2 en 3 weken na bestelling: 45%

e) Tussen 3 en 4 weken na bestelling: 60%

f) Meer dan 4 weken na bestelling: 80%

g) Minder dan 24 uur vóór geplande uitvoering: 100%

8.3 Bovenop deze annuleringsvergoeding worden alle reeds gepresteerde uren gefactureerd aan het geldende uurtarief van Opdrachtnemer, of aan het in de offerte overeengekomen tarief.

8.4 Wanneer Opdrachtgever Opdrachtnemer vooraf heeft geboekt voor een bepaald aantal uren en vervolgens minder uren afneemt, worden alle geboekte uren gefactureerd.

8.5 Bij annulatie van een retainer-overeenkomst is de opzegtermijn uit artikel 5.1(b) van toepassing.

9. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de werken en deliverables die Opdrachtnemer in het kader van de opdracht creëert, komen exclusief toe aan Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.2 Onder voorbehoud van de volledige betaling van de overeengekomen vergoeding draagt Opdrachtnemer hierbij alle vermogensrechtelijke auteursrechten en eventuele andere intellectuele eigendomsrechten op de deliverables die in het kader van deze overeenkomst worden gecreëerd, exclusief over aan Opdrachtgever. De overdracht geldt wereldwijd, voor de maximale wettelijke beschermingsduur (inclusief verlengingen) en zonder beperking wat betreft het aantal aanwendingen. De overdracht blijft gelden ongeacht de beëindiging van de overeenkomst.

9.3 De overdracht van rechten omvat de volgende exploitatiewijzen:

A. Reproductierecht en recht tot vastlegging. Opdrachtgever is gerechtigd de werken geheel of gedeeltelijk vast te leggen, te verveelvoudigen of te reproduceren, blijvend of tijdelijk, op welke drager en via welk procédé ook, zonder beperking in aantal. Dit recht omvat ook het recht tot publicatie op websites, sociale media en materiële dragers, in kleur of zwart-wit, in alle formaten en op alle huidige of toekomstige technische dragers.

B. Recht tot mededeling aan het publiek. Opdrachtgever is gerechtigd de werken, integraal of in uittreksels, op elke wijze en via elke drager mee te delen aan het publiek, wereldwijd, ongeacht de technische standaarden, inclusief voor promotie en publiciteit.

C. Recht op adaptatie. Opdrachtgever is gerechtigd de werken te wijzigen, om te vormen, op te nemen in een gegevensbank, samen te voegen met andere werken, of te bewerken, en de resultaten ervan te reproduceren of mee te delen zoals beschreven onder A en B.

D. Exploitatierecht. Opdrachtgever is gerechtigd de werken te verspreiden, te verveelvoudigen, te verkopen of op enige andere wijze te exploiteren, met of zonder commercieel oogmerk.

E. Sublicentierecht. Opdrachtgever is gerechtigd binnen de grenzen van deze overeenkomst sublicenties te verlenen aan derden met betrekking tot de werken.

9.4 Voice-over werk. Voor voice-over opnames geldt een specifieke regeling. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen in de offerte, omvat het basistarief een buy-out voor online en digitaal gebruik gedurende 24 maanden. Gebruik voor radio, televisie, bioscoop, out-of-home, of gebruik na afloop van de 24-maandenperiode, vergt een aanvullende licentievergoeding die afzonderlijk wordt overeengekomen.

9.5 Voorbereidende werken. Teksten, onderzoeken, drafts en concepten die tot stand komen in de voorbereiding van de opdracht maar niet als eindresultaat worden opgeleverd, blijven eigendom van Opdrachtnemer.

9.6 Opdrachtnemer behoudt te allen tijde het recht om zijn werk te signeren of zijn naam te vermelden op de deliverables, in de colofon van een publicatie of in de aankondiging ervan, onder de naam "Bram Vuylsteker" of "Vedetski".

9.7 De vergoeding voor de overdracht van de rechten zoals beschreven in dit artikel, is inbegrepen in de totale overeengekomen vergoeding zoals vermeld in de offerte, en wordt niet afzonderlijk op de factuur opgesplitst.

10. Portfolio, vermelding en AI-tools

10.1 Opdrachtnemer behoudt het recht om (delen van) de deliverables te gebruiken voor zijn eigen portfolio, case studies, prospectie, sociale media en andere professionele communicatie, zonder dat daarbij vertrouwelijke informatie of bedrijfsgeheimen van Opdrachtgever worden gedeeld.

10.2 Indien Opdrachtgever bezwaar heeft tegen specifiek portfolio-gebruik, dient dit schriftelijk en vooraf te worden gemeld. In voorkomend geval zoeken Partijen in redelijkheid naar een werkbare oplossing, zoals vermelding onder NDA of met vertraging.

10.3 Opdrachtnemer kan bij de uitvoering van de opdracht gebruik maken van AI-ondersteunde tools als hulpmiddel in het creatieve of productionele proces. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de eindkwaliteit, originaliteit en deugdelijkheid van de deliverables. Indien Opdrachtgever het gebruik van AI-tools volledig of gedeeltelijk wenst uit te sluiten, dient dit schriftelijk en vooraf te worden overeengekomen.

11. Samenwerking met derden

11.1 Opdrachtnemer is gerechtigd om bepaalde delen van de opdracht uit te besteden aan of in samenwerking uit te voeren met derden (freelance-partners, onderaannemers), mits Opdrachtnemer verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat en de kwaliteit ervan tegenover Opdrachtgever.

11.2 Opdrachtnemer verbindt zich ertoe dezelfde vertrouwelijkheidsverplichtingen op te leggen aan deze derden.

12. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

12.1 Alle informatie van welke aard ook (documenten, bestanden, beeldmateriaal, presentaties, methodieken, software, financiële informatie, klanteninformatie, strategie, ...) die door een Partij aan de andere Partij ter beschikking wordt gesteld, blijft eigendom van de verstrekkende Partij.

12.2 De ontvangende Partij verbindt zich ertoe:

a) deze informatie met de nodige vertrouwelijkheid te behandelen;

b) deze informatie niet aan derden mee te delen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming;

c) deze informatie uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de opdracht;

d) deze informatie op eerste verzoek terug te bezorgen of te vernietigen.

12.3 De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft gelden gedurende de volledige duur van de opdracht en drie (3) jaar na beëindiging ervan.

12.4 De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet voor informatie die:

a) algemeen publiek bekend is of wordt zonder toedoen van de ontvangende Partij;

b) reeds rechtmatig in bezit was van de ontvangende Partij vóór de bekendmaking;

c) onafhankelijk werd ontwikkeld door de ontvangende Partij zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie;

d) openbaar gemaakt moet worden op grond van een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel.

12.5 Verwerking van persoonsgegevens. Indien Opdrachtnemer in het kader van de opdracht persoonsgegevens verwerkt voor Opdrachtgever, gebeurt dit conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Opdrachtnemer treedt in voorkomend geval op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Partijen sluiten daartoe, waar nodig, een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van Opdrachtgever, neemt passende technische en organisatorische maatregelen, en respecteert de rechten van betrokkenen.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Opdrachtnemer is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks en noodzakelijk gevolg is van zijn zware fout, grove nalatigheid of opzet in het kader van de uitvoering van de opdracht.

13.2 Opdrachtnemer is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, zoals (maar niet beperkt tot) winstderving, verlies van klanten, gemiste besparingen, reputatieschade, gevolgschade, of kosten van vervangende prestaties.

13.3 De totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is in elk geval beperkt tot de totale waarde van de betreffende opdracht zoals gefactureerd door Opdrachtnemer.

13.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor fouten in of gevolgen van het gebruik van deliverables indien Opdrachtgever deze publiceert of gebruikt zonder voorafgaande formele aanvaarding, of nadat Opdrachtgever zelf wijzigingen heeft aangebracht aan de deliverables.

14. Overmacht en voortijdige beëindiging

14.1 Elke Partij kan de overeenkomst schriftelijk beëindigen in geval van:

a) oneerlijkheid, fraude, corruptie of onethisch gedrag door de andere Partij;

b) een grove nalatigheid of ernstige contractuele tekortkoming die niet binnen tien (10) kalenderdagen na schriftelijke ingebrekestelling wordt rechtgezet;

c) insolventie, faillissement of gerechtelijke reorganisatie van de andere Partij, met onmiddellijke ingang;

d) overmacht die langer dan één (1) maand aanhoudt, zonder dat Partijen een gepaste oplossing konden vinden.

14.2 Geen enkele Partij is aansprakelijk voor niet-naleving van haar verplichtingen (met uitzondering van betalingsverplichtingen voor reeds geleverde prestaties) wanneer deze niet-naleving het gevolg is van overmacht, zoals (maar niet beperkt tot) brand, overstroming, stakingen, sociale onrust, oorlog, embargo's, blokkades, pandemieën, wettelijke beperkingen of overheidsmaatregelen.

14.3 De beëindiging doet geen afbreuk aan eventuele rechten die een Partij heeft met betrekking tot tekortkomingen die vóór de beëindiging hebben plaatsgevonden.

15. Slotbepalingen

15.1 Nietigheid. Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het doel en de geest van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

15.2 Overdracht. Opdrachtgever mag haar rechten of verplichtingen onder deze overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer.

15.3 Volledigheid. Deze algemene voorwaarden, samen met de offerte en eventuele bijzondere voorwaarden, vormen de volledige overeenkomst tussen Partijen en vervangen alle voorafgaande afspraken over hetzelfde voorwerp.

15.4 Toepasselijk recht. Op deze overeenkomst en alle uitvoeringsovereenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing, ongeacht de nationaliteit van Partijen of de bestemming van de prestaties.

15.5 Geschillenregeling. Partijen verbinden zich ertoe om in geval van een geschil eerst en vooral de voorkeur te geven aan bemiddeling, alvorens het geschil voor de rechter te brengen.

15.6 Bevoegde rechtbank. Voor alle geschillen die niet via bemiddeling kunnen worden opgelost, zijn uitsluitend de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent en de andere rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd.

Vedetski BV · Jean Béthunestraat 43 · 9040 Gent · België
KBO 1009.756.637 · BTW BE1009.756.637